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Comment se déroule un diagnostic en entreprise ?

Le diagnostic d’une entreprise émerge suite à une sollicitation faite par un client. En règle générale, les chefs d’entreprise, ou responsables RH, témoignent d’un facteur d’alerte dans l’entreprise : mauvaise ambiance, tension, ressenti, chiffre d’affaires qui s’effondre… En fonction de leur occurrence et de leur importance, on parle alors de signaux faibles ou de signaux forts. Au démarrage de la demande, il est donc important d’avoir une vision globale, pour déterminer véritablement la situation dans son ensemble, en prenant en compte la vision de toutes les parties prenantes de l’entreprise. Le but est de pouvoir faire une proposition de diagnostic en accord avec le contexte situationnel de chaque entreprise, avec une méthodologie différente en fonction des problèmes rencontrés.

Première étape : les signaux forts et les signaux faibles

La première étape avant tout diagnostic en entreprise est la prise de contact du chef d’entreprise, ou de tout acteur disposant de responsabilités au sein de l’entreprise. Un problème est énoncé, justifié par un certain nombres d’éléments, qui peuvent être considérés comme des signaux forts ou des signaux faibles :

  • Signaux forts : chiffre d’affaires en nette baisse, véritables difficultés à reprendre une activité normale suite à la crise sanitaire, conflits ouverts, turn over, insatisfaction des clients…
  • Signaux faibles : ressenti de la part d’un chef d’entreprise, mauvaise ambiance entre les collaborateurs, tensions entre services, communication agressive, perte des liens sociaux…

En réalité, de nombreuses raisons peuvent pousser les chefs d’entreprise à vouloir bénéficier d’un accompagnement pour relancer leur activité et travailler dans la sérénité. Tous ces éléments permettent de déterminer un point d’entrée pour pouvoir décider de la bonne méthodologie de diagnostic. En effet, les mêmes outils ne sont pas utilisés dans toutes les entreprises.

Chaque société est unique, de même que chaque secteur d’activité ne demande pas de se concentrer sur les mêmes éléments ou prendre en compte des spécificités. Somme toute, la première étape du diagnostic est l’échange avec le chef d’entreprise, ou le responsable, ainsi que la veille auprès des différents acteurs pour adapter la méthode et résoudre au mieux les difficultés.

Deuxième étape : déterminer l’approche de diagnostic

En fonction de la raison de l’appel au prestataire agréé, la proposition du diagnostic à mener peut varier. Par exemple, dans le cadre d’un diagnostic RH, il s’agira davantage de voir le contenu des postes et des missions pour travailler sur ce qui a été modifié avant ou après une situation de crise, de cartographier les compétences, de formaliser le process RH existant ou d’en mettre en place un.

Les outils sont effectivement différents en fonction des entreprises. Cela dépend d’une part du secteur d’activité, de la taille de la structure et d’autre part de l’origine des problèmes rencontrés. Une problématique RH sera prise en charge d’une manière différente qu’une perte considérable du chiffre d’affaires, gardant à l’esprit que les problèmes peuvent être liés.

À noter que quoi qu’il en soit, le diagnostic est prévu dans le but de mettre en place un plan d’actions. L’objectif est de mettre en place des actions pour développer les compétences de certains, asseoir les compétences d’autres, d’améliorer la stratégie et le fonctionnement global de l’entreprise.

En somme, il s’agit d’établir, dans une première approche, une méthodologie qui va être validée par toutes les parties prenantes de l’entreprise. Elle doit apporter, in fine, une réponse à la demande initiale de l’entreprise. Par la suite, le dossier peut être monté, en accord avec les OPCO. En effet, le législateur, conscient des enjeux de reprise en sortie de crise, a donné les moyens financiers d’accompagner les TPE/PME  dans leur démarche.

Troisième étape : consolidation de l’existant et outils de veille

Une fois que la méthodologie de diagnostic est validée, le dossier peut être monté avec les organismes de financement (OPCO). Ensuite, le but est de mener l’action, notamment en auditant des personnes dans l’entreprise, ou en externe, mais en interaction avec les services. Elles sont présélectionnées en amont lors de la phase de conception de l’intervention. Les données récoltées sont alors compilées pour faire des thèmes récurrents qui permettent de faire des préconisations en termes d’actions.

Le but est de consolider l’existant, d’identifier les points de fragilité, de pointer avec tact et discernement les parties clivantes et de mettre en pratique des outils d’observation ou de veille : on part vraiment du cœur de l’entreprise. La notion de personnalisation est ici très importante. Les comptes rendus doivent être très détaillés pour bien rendre compte de la situation dans l’entreprise dans son ensemble.

Porter un regard objectif mais bienveillant dans une perspective d’évolution positive est essentiel. La posture de l’auditeur détermine en partie la réussite du diagnostic : ni juge, ni partie, il observe et rend compte pour analyser et préconiser.

Il convient de présenter les préconisations avec tous les acteurs et de les présenter au chef d’entreprise, au CoDir ainsi qu’au financeur. Le niveau d’information et les participants à la restitution ont été déterminés à l’avance, dans une volonté de garantir la confidentialité des informations transmises et le degré de maturité des personnes qui vont la recevoir. Tout cela permet de travailler ensemble pour pouvoir accompagner l’entreprise sur ce qu’elle a vraiment besoin de mettre en place.

Les accompagnants montent aussi en compétences avec le diagnostic, et, par le test and learn, l’entreprise devient apprenante et, à terme, autonome. Enfin, la veille sur ce qui a été fait pour d’autres entreprises, et qui a fonctionné, permet d’apporter une nouvelle dimension.

Ces diagnostics sont, pour le consultant, un réel laboratoire qui permet d’alimenter la recherche afin de pouvoir construire des outils, matrices, etc.

Les bénéfices d’un diagnostic préalable aux actions de formation

Effectuer un diagnostic de l’entreprise avant de lancer un plan d’actions de formations est une étape très bénéfique. Le diagnostic permet d’établir un compte rendu détaillé de la situation de l’entreprise afin de dresser un tableau plus global, et surtout de proposer différentes solutions afin que la société soit plus ou moins autonome dans les actions à mener.

Chaque diagnostic permet de déterminer une méthodologie concrète, non seulement pour retravailler certains aspects en interne, mais aussi pour mettre en avant les points positifs, afin d’encourager l’entreprise à continuer sur sa lancée sur les aspects qui fonctionnent.

Le diagnostic permet d’établir un plan d’actions opérationnel sur le court/moyen/long terme, grâce à une méthodologie d’audit plus détaillée, en intégrant différents acteurs au sein du projet. La réussite du diagnostic repose sur la coconstruction avec l’entreprise dans la phase de lancement et les relations étroites avec les OPCO. Le terme d’accompagnement prend ici tout son sens.

Bilan DISC et Forces Motrices

DISC et Forces Motrices : facteurs de motivation des collaborateurs

La formation DISC et Forces Motrices permet de travailler et de comprendre au travers d’un test les modes de comportements des collaborateurs au sein d’une entreprise. Le but est de voir comment les individus s’adaptent face à des contraintes ou des situations inhabituelles et ainsi analyser la manière dont ces événements modifient les comportements. Les Forces Motrices permettent notamment de comprendre les facteurs de motivation d’une personne. Un élément très important pour appréhender encore mieux ce qui influence les comportements des collaborateurs au sein d’une entreprise.

La combinaison du test DISC et de l’analyse des Forces Motrices permet d’envisager les comportements d’une manière plus globale : collaborateurs, équipe et manager. Le cadre du DISC permet de comprendre comment les gens communiquent entre eux, une vision très importante pour améliorer les échanges en interne. Somme toute, ces outils viennent compléter les formations des managers afin de leur apporter un spectre encore plus précis sur les relations entretenues dans le milieu professionnel.

Les volets d’analyse du test DISC

Le DISC permet d’analyser le comportement des personnes et la manière dont ils s’adaptent à un environnement donné. L’objectif est de comprendre les zones de confort et d’inconfort de chacun, et surtout de prendre conscience des interactions à privilégier et celles à éviter. De cette manière, cela permet d’adopter les bonnes stratégies de réussite en déterminant quel est l’environnement le plus adapté pour les collaborateurs d’une entreprise.

L’analyse DISC laisse donc l’opportunité de connaître les comportements de chacun pour améliorer les performances individuelles et collectives.

Ainsi, voici ce qui entre en ligne de mire de l’analyse DISC :

  • Leadership : analyse de la communication et de l’influence du manager sur ses collaborateurs. L’apprentissage des différentes manières de communiquer, leader et déléguer des missions permet d’avoir plus d’impact sur les collaborateurs.
  • Communication : l’analyse du comportement des gens permet également d’avoir des clés sur sa propre manière d’interagir. Ce volet d’analyse permet tout simplement de faciliter les relations interpersonnelles au travail, dans le but de gagner en productivité.
  • Flexibilité : analyse du degré de flexibilité des individus pour leur donner la possibilité de la développer encore davantage afin de faciliter les échanges entre collaborateurs.
  • Adaptabilité : adaptation du comportement ou de la stratégie en fonction d’une situation donnée ou encore du type de relation entretenue avec un collaborateur. Ici, il s’agit donc d’analyser le comportement, l’attitude et les habitudes propres à chaque individu.

L’analyse des Forces Motrices pour jauger la motivation

Les Forces Motrices déterminent ce qui pousse les individus à agir en fonction d’une situation donnée. En d’autres termes, il s’agit de reconnaître la motivation de chacun, de savoir quels sont les éléments de leur environnement qui les poussent à davantage de productivité, à agir d’une manière ou d’une autre avec leur entourage professionnel.

L’analyse des Forces Motrices fait suite aux travaux d’Eduard Spranger et de Gordon Allport concernant les valeurs et les motivations de chacun : elle permet de comprendre ce qui motive les individus à agir. Ce type d’analyse se présente donc comme un excellent complément de l’analyse DISC, puisque d’un côté il s’agit de comprendre les agissements des individus, et de l’autre de savoir pourquoi ils agissent.

Les Forces Motrices pour jauger la motivation des collaborateurs

Globalement, la méthode des Forces Motrices permet de comprendre davantage les éléments suivants :

  • Les causes des situations conflictuelles ou de tensions entre les collaborateurs au sein d’une entreprise
  • Les éléments qui peuvent motiver les collaborateurs dans leur investissement et leur performance dans l’entreprise
  • Ce qui permet de comprendre les motivations d’un candidat pour un poste, même si ce n’est en aucun cas un outil de sélection
  • Les différentes façons pour un manager d’agir de manière consciente et efficace

Pour résumer, l’analyse des Forces Motrices rejoint le profil DISC : les deux permettent de constituer un rapport sur plusieurs dizaines de pages. Le rapport rassemble tous les éléments d’analyse, avec leurs résultats, et permettent d’avoir une vue globale des comportements au sein d’une société.

Les apports du bilan DISC et Forces Motrices dans le milieu professionnel

L’analyse DISC et Forces Motrices est le levier idéal pour donner aux managers ainsi qu’aux collaborateurs des outils pour une meilleure communication au sein de l’entreprise. Cela va de soi, une communication plus adaptée permet d’apaiser plus facilement les tensions et créer davantage de cohérence dans les relations professionnelles. In fine, cela permet d’augmenter la productivité de chacun et donc les performances de l’entreprise dans sa globalité.

La méthode DISC en milieu professionnel est un outil complet qui aide à créer des équipes efficaces, tout en améliorant la motivation et la satisfaction de tous les collaborateurs de l’entreprise.

En tant que manager, bénéficier d’un bilan DISC et Forces Motrices me permet de développer mon leadership et me donne également des clés pour la résolution des conflits. L’objectif final est de pouvoir efficacement motiver et engager tous mes collaborateurs pour obtenir de meilleurs résultats par la suite.

En somme, l’analyse DISC et Forces Motrices permet de lier et de complémenter un certain nombre de volets essentiels :

  • La gestion des conflits
  • La gestion du temps
  • L’intelligence émotionnelle
  • La communication interpersonnelle
  • La gestion du stress
  • Le développement de son leadership

Loin d’être un outil comportemental, il s’agit surtout d’un outil de connaissance de soi, au service du développement personnel de l’individu.

Les atouts d'une formation en gestion des conflits

Pourquoi se former à la gestion des conflits ?

Les évènements récents, menés par la crise sanitaire, créent une distension dans les relations en entreprise. La réorganisation du travail au sein des sociétés, notamment en termes de gestion de certaines missions urgentes, interroge les relations entre les collaborateurs. De manière assez évidente, la nouvelle répartition des tâches est susceptible de rendre certaines relations plus tendues que d’ordinaire. Les collaborateurs doivent parfois s’approprier un nouveau domaine de compétences, ce qui peut provoquer des conflits en interne.

À ce titre, tous les managers se trouvent face à de nouvelles situations de conflit, parfois accompagnées de tensions ou d’agressivité. Les divergences de point de vue face à la nouvelle organisation des entreprises laissent donc place à l’aspect émotionnel, empêchant parfois les membres d’une équipe à avoir une prise de recul nécessaire. Ici, le manager occupe une place très importante, notamment pour ce qui est de la gestion des conflits. Afin de pouvoir réagir au mieux, sans remettre en cause sa légitimité et sa posture, la formation apparaît donc comme une étape essentielle.

Une crise sanitaire qui exacerbe les situations conflictuelles

La crise sanitaire que nous traversons actuellement, a amené de nombreux changements au sein des entreprises, surtout en termes d’organisation du travail. Les collaborateurs sont amenés à travailler sur de nouvelles missions, parfois dans l’urgence, du fait d’une période d’inactivité.

De plus, les collaborateurs sont également fortement impliqués dans la reprise d’activité de l’entreprise : de nouvelles solutions doivent être pensées pour relancer l’activité économique de la société, des tâches doivent être traitées en urgence et certains postes doivent parfois être remplacés.

La gestion des conflits est un volet important de la démarche managériale

Toute cette réorganisation amène bien souvent les salariés à se retrouver dans des situations conflictuelles. L’émotionnel entre en jeu, du fait des divergences d’opinions, des diverses manières d’envisager l’évolution de l’entreprise, de même que les différentes personnalités et façons de réagir de chacun face à une situation de crise.

Dans une telle ambiance, les managers occupent une place essentielle. Ces derniers doivent savoir comment réagir face aux comportements problématiques pour apaiser les relations entre collaborateurs. Le manager doit également avoir les bons outils pour analyser correctement les situations de conflits et savoir comment y faire face, en ayant un comportement adapté.

Pour toutes ces raisons, la formation en gestion des conflits est un outil idéal pour identifier ces événements négatifs sans aggraver la situation. Une mauvaise gestion des conflits en interne peut avoir pour conséquence une perte de crédibilité et de légitimité du manager, notamment face à des caractères forts et conflictuels par nature.

Se former à la gestion des conflits pour une communication plus saine

La formation en gestion des conflits dans le milieu de l’entreprise permet avant tout aux managers d’avoir les bons outils pour une communication apaisée. En effet, les situations de tension et d’opposition peuvent prendre davantage de place suite à la crise sanitaire vécue par tous les individus, que ce soit à titre personnel ou professionnel.

Chaque conflit est porté par la charge émotionnelle de chacun des collaborateurs. Les émotions mal contrôlées, non gérées, peuvent entraîner des situations relativement compliquées. Elles entraînent des blessures émotives qui entachent la relation à long terme. Voilà pourquoi il est important de savoir identifier le conflit à sa base, et surtout de savoir résoudre les différends de manière constructive.

Il est important de garder à l’esprit que les managers sont avant tout des individus à part entière, chez qui l’affect et l’émotion prennent tout aussi facilement le dessus. Une formation en gestion des conflits se présente donc comme la clé pour maîtriser les mécanismes du conflit. En outre, la formation permet d’envisager au mieux des solutions adaptées pour désamorcer au mieux les tensions.

Ainsi, voici notamment les objectifs de la formation en gestion des conflits :

  • Comprendre les typologies d’un conflit
  • Assimiler le processus d’un conflit
  • Définir la place du champ émotionnel
  • Mettre en œuvre des stratégies de traitements

Le but final de la formation en gestion des conflits pour une entreprise, et surtout pour les managers, c’est de comprendre les conflits dans leur globalité afin d’être en mesure de proposer des stratégies de traitement. Par ailleurs, il s’agit de trouver des solutions adaptées qui peuvent convenir à l’ensemble des collaborateurs impliqués dans une situation conflictuelle.

Les bénéfices d’une formation en gestion des conflits

De manière assez évidente, les conflits font partie de toutes les relations humaines, aussi bien sur le plan personnel que d’un point de vue professionnel. À vrai dire, il faut le répéter, la situation amenée par le Covid-19 exacerbe grandement la part d’émotionnel et la charge mentale des collaborateurs.

Une nouvelle organisation, une gestion de certaines situations dans l’urgence et un questionnement permanent sur l’avenir de l’activité sont autant de paramètres qui peuvent provoquer des situations conflictuelles qu’il est important de gérer rapidement.

Le fait de se lancer dans une formation en gestion des conflits permet aux managers d’obtenir les ressources nécessaires en interne pour pouvoir gérer au mieux les situations tendues/conflictuelles au proche, moyen et long terme au sein de l’entreprise.

Les collaborateurs peuvent également être impliqués dans cette formation, pour que chacun puisse trouver sa place et avoir les clés en main en cas de conflit.

En somme, les bénéfices d’une telle formation sont nombreux :

  • avoir les éléments de compréhension sur la structure des conflits ;
  • améliorer son comportement face à des situations conflictuelles pour mieux en sortir ;
  • éviter au maximum la propagation de certaines tensions ;
  • avoir une communication plus apaisée dans le cadre du travail ;
  • gagner en performances grâce à un milieu professionnel plus sain ;
  • développer de nouvelles compétences humaines et managériales ;
  • adopter une posture managériale plus saine et juste face aux conflits ;
  • limiter le stress des collaborateurs.

Enfin, il va sans dire que la formation en gestion des conflits permet aux managers de situer leur rôle et d’apprendre à adopter une posture de médiateur dans les situations qui le demandent.

Les clés pour monter un centre de formation

Comment monter son propre centre de formation ?

De plus en plus d’entreprises souhaitent monter leur propre centre de formation. Cela s’explique par une crise RH traversée par la plupart des sociétés qui peinent à trouver de la main d’œuvre qualifiée. Voilà pourquoi il paraît logique pour ces entreprises de créer un organisme de formation où il serait question de former les salariés sur leur cœur de métier. De cette manière, la phase de recrutement peut se faire beaucoup plus simplement, en partant du principe que les futurs salariés seront systématiquement formés en interne.

En revanche, monter un centre de formation n’est pas une mince affaire. Les étapes de la création ne doivent pas être brûlées et les entreprises doivent se concentrer sur certaines questions stratégiques. Ainsi, la valeur ajoutée du centre de formation en devenir se présente, par exemple, comme un élément à développer davantage. En outre, formateur est un métier à part entière que tout le monde ne maîtrise pas forcément, même le plus aguerri des professionnels.

Somme toute, la création d’un centre de formation implique de suivre un process bien précis. De nombreux dispositifs existent pour le financement de formations dans une entreprise, voilà pourquoi il convient d’être accompagné, par les OPCO, par exemple, qui sont de véritables conseillers.

L’intérêt pour une entreprise de créer son propre organisme de formation

Les entreprises connaissent presque toutes, de façon plus ou moins importante, une crise RH ayant pour principale conséquence une pénurie de main d’œuvre qualifiée. Cela concerne tout particulièrement les corps de métier où des compétences spécifiques et techniques sont nécessaires pour prendre un poste.

Pour cette raison, de plus en plus de sociétés se posent la question de la création d’un centre de formation au sein même de leur entreprise. Le but de cette démarche est, tout simplement, de pouvoir recruter des personnes non qualifiées, qui pourront le devenir par la suite grâce à des formations professionnelles. De plus, cela permet également d’assurer la pérennité du savoir-faire, de bénéficier d’un facteur d’attractivité dans un contexte concurrentiel du marché du travail.

Tout l’intérêt d’une entreprise de créer un centre de formation est donc de valoriser son cœur de métier, ses compétences et ses spécificités au travers de formations sur-mesure.

La formation professionnelle comporte des avantages, aussi bien pour l’organisme de formation que pour les salariés formés. Ces derniers montent rapidement en compétences avec des modules de formation adaptés à leur métier. Du côté des formateurs, donc de l’entreprise, un organisme de formation de qualité permet de booster l’activité de manière générale, notamment grâce aux financements.

Étant donné que la qualité des formations dispensées est un critère important pour les financeurs, les entreprises doivent donc rester particulièrement vigilantes sur ce point. Il faut se poser les bonnes questions à l’heure de la création d’un centre de formation.

Les avantages d'un centre de formation interne à l'entreprise

Tout le monde ne peut pas s’improviser formateur :

  • un savoir-faire spécifique à transmettre ;
  • une analyse du personnel en capacité de dispenser des formations ;
  • étude des moyens pouvant être mis en place pour les formations…

Sont autant d’éléments nécessaires à prendre en considération avant d’entamer toute démarche de création.

Quelles sont les étapes de la création d’un centre de formation ?

Créer son propre organisme de formation demande beaucoup d’organisation. Cela demande surtout une prise de recul sur les capacités de son entreprise à dispenser des formations en lien avec son activité.

Pour ce faire, il convient de se poser certaines questions stratégiques :

  1. Quelle est la valeur ajoutée ? Un organisme de formation se doit d’avoir une valeur ajoutée, comme un cœur de métier bien spécifique pour lequel il n’existe pas vraiment de formations professionnelles, par exemple.
  2. Y a-t-il un savoir-faire spécifique ? Un savoir-faire très spécifique peut potentiellement justifier la création d’un organisme de formation. En revanche, encore faut-il que le secteur géographique ne dispose pas d’autres centres de formation où les mêmes compétences sont proposées.
  3. Quelqu’un peut-il piloter la formation dans une approche globale ? Quand bien même l’entreprise possède de très bons professionnels, dispenser une formation n’est pas une tâche simple. Il convient donc de savoir si l’entreprise compte du personnel apte à transmettre des savoir-faire spécifiques.
  4. Y a-t-il des moyens dédiés ? Les ressources matérielles, telles que les machines, les salles de formation ou immatérielles telles que le financement et les compétences doivent être inventoriées en amont.
  5. Le centre de formation formera-t-il uniquement en interne ou en externe ? Si c’est en interne, l’employeur répond par cette formation à ses obligations de formation en référence avec l’entretien professionnel, il n’y a ici aucun besoin d’être certifié. La formation de public externe requiert l’accès à des financements pour lesquels la certification QUALIOPI devient incontournable.
  6. Analyse de la concurrence. De nombreux organismes de formation existent. Étant donné que le nouveau centre de formation doit avoir une vraie valeur ajoutée, il convient d’analyser, en amont, la concurrence sur le même secteur géographique.

Par la suite, un numéro de déclaration d’activité est envoyé par la Direccte suite à l’enregistrement de l’entreprise. Ces étapes sont bien évidemment précédées par le business plan qui consiste finalement à répondre à toutes les questions stratégiques précédemment évoquées.

Créer mon centre de formation : avec ou sans certification Qualiopi ?

Si la création d’un centre de formation est une tâche relativement simple, la plupart des entreprises ne s’arrêtent pas là et veulent à tout prix avoir la certification Qualiopi. Cela s’explique par le fait que cette certification est celle à obtenir aujourd’hui pour pouvoir bénéficier des financements publics (d’ici 2022).

En revanche, la certification Qualiopi ne peut pas correspondre à toutes les structures : un cahier des charges très strict est à respecter. Qualiopi s’adresse donc prioritairement aux centres de formation qui souhaitent mobiliser les fonds pour la formation continue.

Il convient donc de ne pas faire l’amalgame entre centre de formation et certification Qualiopi. D’autres dispositifs existent et permettent aux entreprises de créer et/ou structurer leurs formations internes. Les sociétés qui souhaitent former ponctuellement leurs salariés peuvent, par exemple, déployer l’AFEST- Action de Formation en Situation de Travail-. Dans ce cas, aucun besoin de se lancer dans la création d’un organisme de formation, puisqu’il s’agit de former uniquement les collaborateurs de l’entreprise.

Dans les faits, il est vivement conseillé pour les entreprises de se tourner vers leur OPCO pour bénéficier de conseils avisés. Rien ne sert de précipiter la création d’un centre de formation si les besoins réels de la société peuvent être satisfaits par le biais d’autres dispositifs.

Les OPCO jouent réellement un rôle de conseiller avant même de gérer les financements. Ils connaissent tous les dispositifs mis en place et peuvent donc conseiller les entreprises correctement. Il faut que les entreprises apprennent à intégrer, en amont de leur demande de formation, les OPCO, pour bien expliquer quel est leur projet (développement de compétences, intégration de nouvelles…).

Les OPCO sont de véritables conseillers et permettent aux compétences sur le territoire de se développer, au-delà du métier de financement.

Tout savoir sur la certification Qualiopi

Zoom sur Qualiopi

Qualiopi est la nouvelle certification qualité à obtenir par tous les organismes de formation, du moins ceux qui mobilisent des fonds publics pour la formation professionnelle. Cette certification devait, dans un premier temps, se généraliser au 1er janvier 2021. La crise sanitaire a néanmoins repoussé l’échéance, puisque les centres de formation ont désormais jusqu’au 1er janvier 2022.

La nouvelle certification Qualiopi implique de respecter un cahier des charges relativement plus strict que ce qui était prévu pour Datadock. L’organisme de formation doit effectivement répondre à 7 critères de qualité et 32 indicateurs d’appréciation. À titre comparatif, Datadock ne compte que 6 critères qualité.

L’obtention de la certification Qualiopi demande donc aux centres de formation de passer par une phase de préparation. Le but est de connaître les critères à respecter, ainsi que les indicateurs d’appréciation qui seront analysés par l’auditeur chargé de l’attribution de la certification.

Qualiopi, un processus bien ficelé

La certification Qualiopi est délivrée suite à un audit effectué par un auditeur accrédité par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation). Une fois délivrée, la certification Qualiopi dispose d’une durée de validité de 3 ans, date à laquelle un nouvel audit doit être effectué pour une nouvelle certification, bien qu’un audit de renouvellement annuel soit réalisé chaque année.

Coach certifié Qualiopi

Autrement dit, la certification Qualiopi nécessite qu’un auditeur se déplace in situ, au sein du centre de formation, pour analyser son admissibilité à la certification. Une fois sur place, l’auditeur peut demander de consulter n’importe quel élément de la documentation de l’organisme de formation.

Voici comment se déroule concrètement une journée d’audit Qualiopi :

  1. Accueil de l’auditeur et présentation de l’organisme de formation, des locaux et des équipes.
  2. La réunion d’ouverture durant laquelle l’auditeur présente au centre de formation le déroulement de l’audit (conditions, règles, durée, organisation).
  3. L’audit commence : l’auditeur procède par échantillonnage et décide d’analyser certains éléments concrets du centre de formation. L’auditeur peut, par exemple, être amené à demander de la documentation concernant les formations dispensées par l’organisme de formation. Cette étape de l’audit est bien évidemment la plus longue. Les éléments vérifiés sont analysés en fonction des critères de qualité de la certification Qualiopi.

À chaque phase de l’audit et pour chaque critère, l’auditeur note les éléments en concordance, mais aussi les non conformités mineures ou majeures qu’il conviendra de lever dans les plus bref délais.

  1. Réunion de clôture pendant laquelle l’auditeur annonce ses conclusions. Ici, en cas de non conformité à certains critères de Qualiopi, l’auditeur est dans l’obligation de le signifier au centre de formation.
  2. Après l’audit : le rapport de l’auditeur est analysé par un organisme certificateur qui dispose du choix final quant à la délivrance de Qualiopi. Si toutes les conditions sont remplies, l’organisme de formation reçoit généralement sa certification dans les semaines suivantes.

Les critères de qualité à remplir pour l’obtention de la certification Qualiopi

Pour pouvoir bénéficier de la certification Qualiopi, les organismes de formation doivent respecter 7 critères de qualité qui comportent eux-mêmes 32 indicateurs à respecter. Pendant l’audit Qualiopi, seuls les indicateurs sont analysés pour déterminer la conformité ou la non conformité de l’organisme de formation.

De manière plus précise, voici les critères à respecter par tous les organismes de formation qui souhaitent obtenir la certification Qualiopi :

  1. La communication : les programmes de formation sont accessibles et complets, les résultats sont exhaustifs et publiés régulièrement et le taux de réussite communiqué de manière transparente. Les délais de réponse aux demandes sont disponibles.
  2. La conception : les besoins des stagiaires, salariés et employeurs sont satisfaits, présentation des objectifs et des évaluations, mais aussi des contenus et modalités des formations.
  3. La mise en place des formations : conditions de déroulement, réalisation, accompagnement et suivi. L’auditeur se concentre également sur l’atteinte des objectifs de formation au travers des évaluations. Ce critère permet également de constater les moyens mis en place pour prévoir et gérer les abandons de formation.
  4. Moyens de mobilisation : locaux, matériel et équipes formatrices. Le but ici est d’analyser la coordination des équipes intervenantes, d’étudier les supports de formation et, enfin, de constater si des efforts sont entrepris pour la mobilité et l’accessibilité pour les personnes handicapées.
  5. Étude des compétences des formateurs et des salariés : l’objectif est de vérifier le développement des savoir-faire des formateurs dans une approche dynamique du développement des compétences.
  6. Engagement du centre de formation : analyse de la veille légale et de la veille métier de l’organisme de formation ainsi que leur intégration dans les programmes et les contenus des formations.
  7. Pistes d’amélioration : étude des appréciations données par toutes les parties prenantes de la formation, analyse de la manière dont les réclamations et les difficultés sont traitées.

Qui est concerné par la certification Qualiopi ?

Une fois que tous les critères qualité de Qualiopi sont connus, il est possible de dresser un profil plus ou moins clair des organismes de formation qui peuvent bénéficier de la certification.

Pour commencer, il convient de garder en tête que si tous les organismes peuvent initier une démarche qualité, il semble plus judicieux que ceux qui souhaitent mobiliser les fonds publics pour la formation continue se lancent dans la démarche Qualiopi.

La certification Qualiopi apparaît d’ailleurs dans le but de mettre en avant certains organismes de formation par rapport à d’autres, et donc de miser sur une plus grande qualité. À l’inverse, la certification Datadock pouvait plus facilement s’obtenir par presque tous les centres de formation. Par ailleurs, les formations doivent être destinées aux entreprises de moins de 50 salariés.

Ce qu’il faut principalement retenir, c’est que la certification Qualiopi est uniquement accordée aux organismes de formation qui respectent tous les critères de qualité.

Enfin, de manière assez évidente, Qualiopi s’adresse aux prestataires de la formation qui souhaitent bénéficier de financements publics pour couvrir leurs formations. Autrement, dans d’autres cas de figure, d’autres dispositifs existent, pour des formations plus ponctuelles (se tourner vers un conseiller OPCO).

Pour résumer, Qualiopi concerne :

  • les prestataires de la formation professionnelle continue ;
  • les actions de formation en apprentissage ;
  • les bilans de compétences ;
  • la validation des acquis d’expérience.

À noter que les formateurs indépendants qui souhaitent bénéficier de financements publics peuvent également entamer les démarches d’obtention de la certification Qualiopi.