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Le management à distance en lien avec le télétravail

Le management à distance prend tout son sens aujourd’hui, en pleine crise sanitaire. Les restrictions en lien avec la pandémie au Covid-19 ont effectivement normalisé le télétravail. Le travail en présentiel n’est donc plus la norme, ce qui implique, pour les managers, de revoir la manière dont ils gèrent leurs équipes. Ainsi, le management à distance vient questionner le rôle du manager, notamment sur la notion de confiance.

Bien que le télétravail comporte de nombreux avantages, certains collaborateurs peuvent montrer des signes de faiblesse en termes de régularité et d’atteinte de leurs objectifs. À ce titre, le manager doit donc savoir adapter son mode de fonctionnement pour que l’activité de l’entreprise ne subisse pas les conséquences d’une mauvaise organisation à distance. Somme toute, le management à distance nécessite de bien maîtriser les outils de gestion adaptés au télétravail : instaurer de la proximité à distance, voilà le vrai challenge !

Le management à distance : une question de confiance

Le management à distance interroge la notion de confiance du manager envers les membres de son équipe. En effet, en présentiel, le manager peut voir le collaborateur travailler. En télétravail, la perception change totalement puisque le manager doit se concentrer sur les résultats obtenus. Il y a donc une modification totale du paradigme.

Ainsi, la notion de confiance est particulièrement importante en situation de télétravail, car le manager ressent forcément le besoin de recevoir du reporting ou des signes de la part de ses collaborateurs qui lui permettent d’avoir confiance. En d’autres termes, la confiance s’obtient par des actes, en l’occurrence par l’atteinte des objectifs définis par le manager.

Le manager se doit donc d’établir une relation de confiance dès le départ, car sans confiance, l’environnement de travail ne peut pas être sain, surtout en distanciel. Le moindre événement est très rapidement amplifié, et la relation entre le manager et son équipe peut rapidement se détériorer.

La question de confiance vis-à-vis des collaborateurs rejoint directement celle de leur autonomie. Pour ce faire, le manager doit savoir gérer le tempo dans la relation qu’il entretient avec son équipe. Le but est donc de créer du lien à distance en communiquant le plus possible pour instaurer, dès le début, un climat de confiance.

Globalement, cela passe par une attribution des tâches de manière organisée, en prenant le parti pris dès le début que les collaborateurs vont pouvoir travailler en autonomie. Somme toute, la relation de distance s’instaure par la communication et la disponibilité du manager. Le management à distance repose effectivement sur une bonne utilisation des outils de management en télétravail ainsi que sur le partage des informations en toute transparence.

Créer du lien, une des bases du management à distance

Le télétravail implique que tous les collaborateurs se retrouvent dans leur environnement personnel, loin de l’environnement habituel du travail. La situation sanitaire accentue d’autant plus cet effet, étant donné que le travail en distanciel est couplé avec les restrictions sanitaires qui obligent les individus à diminuer leurs liens sociaux.

Or, les liens sociaux sont importants, notamment entre un manager et son équipe. Le manager doit effectivement être quelqu’un qui motive et qui donne du sens à l’action pour que les collaborateurs ne perdent pas en motivation.

Le manager doit donc créer de la proximité avec ses collaborateurs, tout en étant à distance. Il s’agit-là d’une tâche relativement compliquée qui nécessite de l’investissement. Les relations entre collaborateurs se retrouvent effectivement bridées par les écrans qui deviennent le seul mode de communication.

Il est important de créer du lien avec les collaborateurs, surtout à distance

Le management à distance implique donc également de trouver des solutions pour créer de la proximité là où il n’y en a pas. Pour ce faire, les outils de management à distance peuvent être utilisés à bon escient dans le but de garder au maximum le lien.

Cela peut donc se faire par :

  • messagerie instantanée ;
  • e-mail ;
  • téléphone.

Ces outils sont essentiels, et peuvent être utilisés en dehors du cadre professionnel afin de consolider les liens entre collaborateurs : le manager doit créer une équipe solide à distance.

Enfin, il est essentiel de créer du team building à distance, tout autant que dans un cadre professionnel en présentiel. Les échanges en dehors du contexte professionnel permettent de consolider les relations entre collaborateurs et d’améliorer les conditions de travail.

Manager en télétravail : de nouvelles compétences à acquérir

Le management en présentiel et le management à distance doivent s’envisager de manière distincte. Un très bon manager en face à face peut rapidement se retrouver en difficulté pour manager en télétravail. De nouvelles compétences doivent donc être intégrées à la fiche de poste de manager :

  • gestion des émotions ;
  • capacité à adapter son organisation ;
  • animer des réunions à distance ;
  • mettre de la légèreté dans les relations.

Pour ce faire, un accompagnement peut être bénéfique pour aborder avec les managers les principaux thèmes liés au management à distance. Le but est de pouvoir comprendre les enjeux du management en télétravail et surtout de maîtriser son rôle en tant que manager et les nouvelles missions qu’engendre le management à distance.

Ainsi, une formation en management à distance permet notamment d’acquérir les compétences suivantes :

  1. Le cadre juridique lié au management à distance
  2. Appréhender les outils utiles pour le management à distance
  3. Savoir gérer les sphères professionnelles et privées des collaborateurs
  4. Comprendre les enjeux du management à distance
  5. Savoir instaurer les bases d’une relation de confiance avec son équipe
  6. Utiliser les outils de management à distance pour organiser les journées de travail
  7. Apprendre à mieux communiquer avec son équipe à distance
  8. Demander un retour d’expérience pour améliorer sa pratique

Globalement, se former au management à distance est essentiel, notamment pour les managers pour qui le travail à distance n’a jamais été la norme. L’accompagnement ne peut donc être que bénéfique, y compris pour les managers les plus jeunes qui doivent apprendre à fédérer leur équipe à distance via de nouveaux modes de communication.

La gestion du temps dans l’environnement professionnel

L’époque que nous traversons nous invite à nous interroger davantage sur la notion de gestion du temps. En effet, la crise sanitaire, avec toutes ses conséquences, donne véritablement l’impression que le temps s’est accéléré : nous avons de moins en moins de temps et de plus en plus de choses à faire. De plus, l’utilisation des appareils électroniques et nouveaux médias numériques est devenue la norme, ce qui bouleverse encore plus les modes d’organisation.

En situation professionnelle, cela peut très vite devenir problématique pour l’atteinte des objectifs. Pour cette raison, une bonne attribution du temps est extrêmement importante.

L’accompagnement à une bonne gestion du temps en entreprise repose sur une définition et une formalisation des objectifs. Cette approche est à la fois liée à la formation et au coaching. Un véritable travail doit être mené : l’accompagnement aide les individus à arbitrer et effectuer des choix pour mieux organiser leur travail et ainsi établir un lien plus sain avec le temps.

Pourquoi s’interroger sur la gestion du temps ?

De plus en plus de personnes se questionnent par rapport à la notion du temps. Le Covid-19 met effectivement les personnes devant la réalité d’une durée de vie limitée, du temps qui passe. Cela amène donc les gens à se demander sur ce à quoi ils passent leur temps.

D’ordre général, la gestion du temps se présente donc comme une notion clé de notre époque. Les modes d’organisation changent, la notion de distance devient de plus en plus la norme dans les entreprises. Pour ces raisons, s’interroger sur la manière dont le temps est géré est essentiel pour pouvoir travailler sur des bases saines.

Le télétravail implique parfois, en effet, de revoir entièrement son emploi du temps, en anticipant les distractions qui ne sont pas forcément présentes sur le lieu de travail. C’est notamment le cas des sollicitations externes, telle que la gestion des enfants, par exemple.

S’interroger sur la notion de gestion du temps, c’est comprendre et analyser sa perception et son rapport au temps. De cette manière, les individus peuvent mieux répartir leurs tâches et ainsi atteindre leurs objectifs : la répartition du temps se fait en raison de ce qui est important, de la valeur attribuée à chacune des tâches.

Une bonne gestion du temps permet, in fine, de mettre en place les méthodes adaptées et d’utiliser les bons outils pour que le temps ne se transforme pas en ennemi.

Afin d’entamer sereinement ce nouveau chemin, l’accompagnement d’un coach permet véritablement de mettre en œuvre la bonne méthode.

L’importance du coaching dans la gestion du temps

Avant tout, il convient de garder en tête qu’une bonne gestion du temps se rapporte aussi bien à la vie professionnelle qu’à la vie personnelle. Bien que cela puisse sembler abstrait pour certains, l’accompagnement d’un coach dans la gestion du temps permet de trouver des moyens efficaces de répartir les tâches importantes sur le temps de travail.

La plupart des gens ne définissent pas suffisamment leurs objectifs. Cela les amène donc à ne pas être en capacité de faire une bonne attribution du temps par eux-mêmes. À ce propos, le but est donc de définir clairement les objectifs court, moyen et long terme ainsi que la valeur de chacun de ces objectifs.

Une formation à la gestion du temps permet non seulement de comprendre le temps, mais également d’identifier sa propre perception au temps qui passe. Autrement dit, les individus prennent du recul par rapport à la manière dont ils gèrent leur temps.

Se faire accompagner par un coach permet de mieux intégrer la notion de temps au travail

L’accompagnement à la gestion du temps donne donc les clés nécessaires pour appréhender de nouveaux outils et méthodes de gestion. Cela s’avère particulièrement utile pour anticiper les imprévus et les emplois du temps serrés.

Le but de la formation sur la gestion du temps est également de faire prendre du recul aux individus sur la manière dont ils traitent les priorités ou les urgences. À ce titre, des stratégies de gestion existent pour mieux organiser le temps et faire preuve de davantage d’efficacité dans les tâches du quotidien. De plus, ces méthodes permettent de mieux gérer son stress face à la pression du temps qui passe.

En conclusion, la notion de temps pouvant être abstraite pour de nombreuses personnes, bénéficier d’un accompagnement par un coach amène les individus à se poser les bonnes questions. La formation ouvre tout simplement le chemin à une meilleure stratégie organisationnelle pour que le temps devienne un allié plutôt que quelque chose que l’on subit.

Quelques conseils pour mieux gérer son temps

La gestion du temps débute par la définition de ses priorités et donc de ses objectifs. Comme précédemment évoqué, encore trop peu de personnes établissent réellement un lien avec leurs objectifs. Cela les amène donc à perdre du temps et donc potentiellement prendre du retard dans les tâches à mener.

Ainsi, voici des conseils utiles pour une meilleure gestion du temps :

  • Définition des valeurs : qu’est-ce qui est important, qu’est-ce qui fait SENS pour la personne
  • Définition des objectifs et des priorités : certaines tâches sont plus urgentes, plus importantes. Il convient donc d’organiser le temps de travail en fonction de l’ordre d’importance des tâches à mener
  • Fixer une limite de temps pour chaque objectif : cela permet de jouir d’une meilleure perception du temps. L’individu sait en avance le temps que va lui prendre une tâche, ce qui permet finalement d’établir un planning plus organisé
  • Tenir un agenda précis de la journée de travail : bien que certaines personnes rechignent à tenir un agenda, la visualisation de ses objectifs permet d’avoir un rapport davantage rapproché avec le temps. De plus, les codes de couleur peuvent par exemple déterminer le degré d’importance d’un objectif, un élément clé dans la gestion du temps. À ce titre, la matrice d’Eisenhower est un outil également très efficace et simple à mettre en œuvre
  • Chaque chose en son temps : rien ne sert de s’éparpiller sur plusieurs tâches à la fois. Il n’y a effectivement rien de pire pour perdre du temps. Il convient donc de plutôt réaliser un objectif à la fois

En définitive, bien que des outils très concrets soient des alliés pratiques pour la gestion du temps, le but est d’intégrer la notion pour que le temps devienne une réalité. L’accompagnement permet, à nouveau, de travailler sur cela pour que les individus soient aux commandes de leur journée de travail.

Les défis qu'implique l'animation d'une classe virtuelle

Les défis de la classe virtuelle

La crise sanitaire liée au Covid-19 a amené son lot de défis. Les modes d’organisation ont été bousculés, notamment dans le domaine de la formation. Ce qui pouvait, auparavant, être mené à bien en présentiel, doit à présent se réaliser virtuellement, à distance. La classe virtuelle émerge donc de ces nouveaux modes d’organisation et lance de nouveaux défis aux formateurs. En effet, la classe virtuelle nécessite de réadapter la pédagogie.

Cela suppose donc d’utiliser de nouveaux supports et surtout d’interagir davantage avec les apprenants pour capter leur attention. De nombreuses plateformes permettent de réaliser une classe virtuelle. Les formateurs doivent d’ailleurs s’adapter à tous les types de logiciels, quitte à se retrouver dans un univers totalement méconnu jusqu’à présent, ce qui rajoute, la plupart du temps, une note humoristique à la formation.

La classe virtuelle, un nouveau mode d’apprentissage

La classe virtuelle doit se distinguer de la formation au travers des modules de e-learning. Ici, il s’agit réellement d’animer une formation à distance, au travers de nouvelles plateformes numériques. Au contraire, le e-learning est davantage basé sur le suivi de modules également appelés “Mooc”, à la fin desquels les apprenants doivent remplir un QCM pour valider leurs nouvelles connaissances.

Former au travers d'un écran : un nouveau défi

La classe virtuelle se définit tout simplement comme une formation à distance, où les apprenants sont 100% du temps en interaction avec le formateur derrière un écran. Par exemple, dans le cadre d’une formation de 3h, le formateur reste disponible à tout moment, et peut donc être sollicité pour répondre aux interrogations des apprenants.

Il s’agit d’un mode d’apprentissage très particulier en termes d’animation, car cela demande davantage de concentration de part et d’autre. En classe virtuelle, le formateur est privé de certains de ses sens, habituellement en éveil lors d’une formation en présentiel.

Le formateur est effectivement privé de tout ce qui relève de la communication non verbale. Lors d’une formation à distance :

  • les micro expressions des apprenants ne sont pas perceptibles ;
  • le formateur est donc privé en termes d’animation ;
  • l’animation se fait alors à l’aveugle, et ce malgré la caméra.

Les échanges restent courts, ponctués de silences ou de multiples bruits en fonction du cadre et des horaires du déroulement de la séance.

Réadapter la structure de la formation

La classe virtuelle apporte donc de nouveaux défis pour les formateurs qui doivent réadapter la manière dont ils transmettent le savoir aux apprenants. En effet, il est essentiel de restructurer son cours. La classe virtuelle prend environ 20% de temps supplémentaire dans le déroulement d’un contenu. Étant donné que cela représente beaucoup d’informations, le cours doit donc être allégé et épuré, le tout pour que la formation reste accessible et “digeste”

Le but, finalement, est d’atteindre les mêmes objectifs en classe virtuelle que lors d’une formation en présentiel. Le formateur doit donc se poser les bonnes questions et adapter son cours pour que les apprenants puissent emmagasiner toutes les informations.

Cela passe donc par la mise en place d’ateliers poussant à l’échange entre les participants. La barrière de l’ordinateur implique effectivement de mettre en place des activités pour rendre la formation 100% interactive.

Les 5 facteurs de succès pour animer une classe virtuelle

La classe virtuelle nécessite encore plus de préparation de la part du formateur. En présentiel, il est bien évidemment nécessaire de préparer son cours, mais la communication s’établit plus naturellement.

Pour réussir à animer une formation en classe virtuelle, cinq éléments doivent notamment être pris en compte :

  1. Concevoir des modules de formation et un contenu adaptés à la classe virtuelle : le but est d’aménager le temps de formation en proposant du contenu aéré, accompagné de supports visuels pour capter l’attention des apprenants à distance.
  2. Prévoir des temps d’échange avec les apprenants : l’interaction entre le formateur et les apprenants est essentielle en classe virtuelle. De la même manière, des temps d’échange entre apprenants sont bénéfiques et perçus comme une réelle valeur ajoutée pendant le temps de la formation.
  3. Faire le point sur le fonctionnement de la plateforme utilisée : dans le cadre d’une formation d’adultes, il apparaît comme évident que tous les apprenants n’ont pas le même niveau en termes d’utilisation des nouvelles technologies. Au début de la classe virtuelle, annoncer les règles d’usage en même temps que le programme de la formation est donc un point clé.
  4. Scénariser le déroulement de la formation : afin d’animer au mieux une classe virtuelle, il convient pour le formateur de prévoir différentes activités. Ainsi, cela peut passer par la proposition de quizz, de vidéos, de documents à télécharger et consulter. Encore une fois, cela permet d’aérer le contenu de la formation et de créer de l’interaction entre les apprenants et le formateur.
  5. Conclure la formation : rappeler les éléments clés vus durant la formation, en prenant soin, une nouvelle fois, d’interagir avec les apprenants pour tester leurs connaissances. Cela peut également être le moment de proposer des ressources que les apprenants peuvent consulter, même après la formation.

La classe virtuelle : quand le fossé générationnel refait surface…

Nous l’avons vu, la classe virtuelle se présente donc comme un nouveau challenge à relever pour les formateurs. Cependant, au-delà des défis et des contraintes que peut apporter la mise en place d’une classe virtuelle, certaines situations permettent de dédramatiser et d’apporter une touche d’humour.

Comme précédemment évoqué, la classe virtuelle implique de s’adapter aux apprenants, et donc d’utiliser de nouvelles plateformes dont la maîtrise est parfois tout simplement au point mort… Selon l’âge du formateur, cela peut donc se traduire en un passage du flou total concernant les nouvelles technologies, au gain d’une véritable image de Geek ; notamment avec la plateforme Discord, largement utilisée dans le monde du jeu vidéo.

Maîtriser de nouvelles plateformes

→ Pour être un formateur 2.0, il faut gérer toutes les plateformes, même celles qui impliquent de retrouver ses amis pour une partie de Overwatch !

Enfin, du côté des apprenants, certaines situations permettent également de sourire. Bien que les explications sur le fonctionnement de certaines plateformes prennent du temps sur la formation, cela apporte tout de même de la bonne humeur. Le contexte étant tel qu’il est aujourd’hui, les disparités en termes d’utilisation de “L’Internet” permettent d’apporter des ondes positives amplement nécessaires.

Une nouvelle compétence 2.0 que devrait bientôt intégrer toute formation de formateurs !