Prenez soin du “couteau suisse” en entreprise

homme surchargé de travail

L’efficacité n’est pas un vain mot en cette reprise de l’activité économique. Certaines entreprises ont tiré les leçons des crises antérieures successives et attendent que les tendances se confirment pour franchir le pas de l’embauche. Cependant, le surcroît d’activité est présent et la tentation est de plus en plus forte de solliciter les « couteaux suisses ». Jusqu’à l’extrême, le point de non retour !

« Couteau suisse », dis moi qui tu es, je te dirais comment tu fonctionnes !

Vous le trouverez derrière son bureau, caché sous une pile de dossiers qui ne diminue pas au fil des jours. Cette personne est aussi compétente que motivée. Elle est dotée d’un esprit de loyauté sans faille pour l’organisation qui l’emploie. Elle connaît l’organisation sur le bout des doigts : ses rouages, ses clivages, ses dysfonctionnements et s’en accommode au quotidien.

Sur la scène de la gestion des interlocuteurs, elle est la chorégraphe qui règle les retards, les oublis et les états d’âme. Son esprit d’initiative, sa débrouillardise et sa maîtrise des outils ou des process internes en font une virtuose de la dernière minute, du client stratégique au dossier sensible.

Le casting : un brin « travaillomane », une pincée de « perfectionnisme », un « tantinet » créatif pour repousser les zones de confort.  Le profil parfait à qui confier une délégation, gagner ce temps après lequel nous courrons tous. Une posture qui respecte ses champs de responsabilité et les zones de pouvoir d’autrui.

Quant un couteau mal entretenu ou sollicité à outrance présente rapidement des signes d’usure…

Les tâches successives engendrent une surcharge mentale. Tout comme la pluralité de compétences mobilisées dans un espace temps raccourci. Se développe alors le sentiment de ne rien faire de qualitatif au long d’une journée « saucissonnée » en tranches de plus en plus fines. A l’hyper sollicitation, même les signes de valorisation et de reconnaissance n’ont plus d’effets salutaires. Les journées s’allongent hors du temps de travail afin de clore les tâches inachevées. La porosité entre la sphère privée et professionnelle renvoie le droit à la déconnexion aux confins de l’oubli.

Le pompier de service éteint les incendies sur tous les fronts mais en plein déni, se brûle de l’intérieur, au grand dam de son entourage aussi médusé qu’impuissant.

Mettez en place un plan de maintenance préventif !

Ce collaborateur dévoué n’avouera jamais son surcroît d’activité par risque de paraître incompétent. Le manager doit donc être dans l’observation et dans l’écoute afin d’analyser de sa charge de travail et d’intervenir. Ce qui conduit inévitablement à la délégation de tâches à d’autres collaborateurs. C’est ici que se détecte parfois des subordonnés investis davantage dans le transfert de leur propre travail que dans la coopération. Redéfinition des missions, des objectifs de chacun ou entretien de recadrage sont alors à envisager. Dans d’autres cas, il sera nécessaire d’accompagner la montée en compétences et donc en autonomie par du tutorat pour garantir une parfaite réussite de la délégation.

Conjointement, des temps de repos sont à planifier par anticipation. L’organisation de l’activité suppose de tenir compte du respect des engagements vis-à-vis des clients mais aussi du rythme d’efficacité de ce travailleur acharné. Cependant, pour que sa détente soit complète, la déconnexion des outils nomades est à privilégier afin de garantir le repos de son corps et de son esprit.

Mais parfois, c’est VOUS, le « couteau suisse »…. de vos clients

Prenez donc un peu de distance avec leurs demandes pressantes ! Ne répondez pas promptement, au risque de devenir captif de leurs exigences d’immédiateté ! Éduquez-les… Et ne vendez pas une vitesse de réalisation difficilement tenable.

Faîtes un travail personnel sur votre propre perception du temps, du travail. Puis complétez avec la mise en place d’outils organisationnels comme la matrice d’Eisenhower et partez à la chasse ! Exit les voleurs de temps : les personnes trop bavardes, les interruptions messagerie, les rendez-vous improductifs, les « réunionites ». Vous souhaitez améliorer votre gestion du temps au quotidien ? Découvrez notre programme de formation dédiée.

Protégez votre « couteau suisse » de son environnement afin qu’il ne s’émousse pas et reste la fine lame sur laquelle vous pourrez toujours compter dans la durée !