Le rôle d’un manager de proximité, également appelé manager opérationnel ou de premier niveau, est crucial dans une organisation. Ce type de manager est responsable d’une équipe ou d’un groupe de travail spécifique. Les missions d’un manager de proximité peuvent varier en fonction de la nature de l’entreprise, du secteur d’activité et de la taille de l’équipe, mais voici quelques missions générales qui sont souvent associées à ce rôle, ainsi que les profils recherchés.
Quelles sont les missions du manager de proximité ?
Les missions du manager de proximité sont évidemment multiples. D’une part, il est chargé de l’organisation d’une équipe, mais également de la gestion humaine de cette dernière. Le Manager de proximité est également le responsable des performances de ladite équipe, ainsi que de sa sécurité. Enfin, dernier rôle mais pas des moindres, celui de leader devant apporter autant de cohésion que possible. Voici les détails de ces principales missions, toutes liées les unes aux autres.
Organisation
La première mission principale d’un manager de proximité est d’assurer l’organisation de son équipe. Cette organisation consiste en grande partie à coordonner les activités et les tâches quotidiennes de chacun des membres de l’équipe. Ainsi, dans l’organisation de l’équipe, le manager de proximité doit pouvoir répondre aux questions clés « Qui ? », « Quoi ? », « Quand ? » et « Comment ? ». Les équipiers sous la responsabilité du manager de proximité connaissent ainsi à l’avance le déroulé de leur journée et n’ont pas à se demander que faire. Cela réduit les moments d’indécision, augmente l’efficacité de chacun et assure une meilleure cohésion d’équipe.
En organisant bien le travail de l’équipe, de manière transparente, le rôle du manager de proximité apparaît clairement pour les collaborateurs. Ainsi, ces derniers sont moins susceptibles de remettre en question la légitimité du manager et, par conséquent, ses demandes.
Enfin, le manager de proximité assure également la communication avec le N+1 ainsi qu’avec tous les collaborateurs en fonction des besoins de la structure. Cela garantit un fonctionnement plus fluide du service dont il a la charge au sein de l’ensemble de l’entreprise.
Une gestion humaine de l’équipe
Les missions du manager de proximité sont également à l’échelle humaine de l’entreprise. Au-delà de la seule fonction organisationnelle du poste, il faut assurer un rapport direct aux individus. Ainsi, le manager de proximité peut et doit :
- participer au recrutement de nouveaux collaborateurs ;
- réaliser les entretiens annuels et professionnels ;
- définir des objectifs annuels et individuels, qualitatifs et quantitatifs
- encadrer et recadrer les membres de son équipe ;
- gérer les conflits internes ;
- gérer l’absentéisme et organiser les différents postes de l’équipe ;
- réaliser les réunions nécessaires ;
- aider au développement des compétences et identifier des potentiels chez les collaborateurs
Gestion de la performance
Si la dimension humaine de la gestion d’une équipe est une priorité pour le manager de proximité, ce n’est pas le seul volet de la partie “gestion” de ses missions. La gestion, c’est aussi celle des performances de chacun. Celle-ci passe autant par les prévisions que les analyses de situation et la recherche de solutions adéquates. Voici trois éléments à prendre en compte pour assurer une bonne gestion des performances :
- la gestion du rendement : anticiper et vérifier les coûts, la qualité du travail ou encore le respect des délais ;
- le respect des normes en place, avec les certifications disponibles et la vérification de la qualité des produits ;
- la gestion de l’outil de production : contrôler les pannes, assurer un suivi de maintenance, anticiper sur l’obsolescence du matériel.
Gestion de la sécurité
Liée directement à la gestion de l’équipe et à son échelle humaine, l’une des missions du manager de proximité est aussi d’assurer la sécurité des collaborateurs et des équipiers. Ainsi, le manager de proximité est le garant des personnes qui sont sous sa responsabilité ainsi que des biens matériels qui lui sont confiés.
En ce qui concerne la sécurité des personnes, le manager de proximité veille à ce que le travail se déroule en sécurité à tous les niveaux possibles. Cela va de l’assurance de l’accès à un environnement de travail sûr jusqu’au port des équipements de protection individuelle, en passant évidemment par le respect des consignes données.
En ce qui concerne la sécurité des biens, le manager de proximité est garant du bon état de fonctionnement des matériels, que les installations respectent parfaitement les normes de sécurité, et que l’utilisation des appareils se fasse selon les normes des fabricants.
Leadership
Enfin, la dernière mission essentielle du manager de proximité est une mission de leadership. Il doit être capable de mener et de diriger une équipe pour contribuer au mieux à la mise en œuvre de la stratégie de l’entreprise tout en respectant la culture de cette dernière.
Le manager de proximité doit ainsi s’assurer que la stratégie de l’entreprise est appliquée à tous les niveaux dont il a le contrôle. Ce leadership comprend donc de favoriser l’implication des collaborateurs au sein du service, notamment en aidant chacun à donner du sens à son travail et aux tâches réalisées.
Cette implication de chacun passe aussi par le respect de la culture d’entreprise. Les moments de connivence entre chacun doivent être respectés, que ce soit au travers de repas en commun pour des événements spécifiques, ou par l’application de rituels dont chacun à l’habitude. Le leadership implique d’assurer le maintien d’un bon environnement de travail.
En résumé, le manager de proximité joue un rôle clé dans la mise en œuvre des objectifs de l’entreprise en supervisant et en soutenant directement les membres de son équipe. Son rôle est essentiel pour assurer une communication efficace, une gestion des performances optimale et une coordination réussie des activités quotidiennes.
Quel est le profil et quelles sont les compétences du manager de proximité ?
Le profil idéal d’un manager de proximité combine des compétences, des traits de personnalité et des expériences qui favorisent le leadership efficace, la gestion des équipes et la réalisation des objectifs organisationnels. Si les compétences techniques dites cœur de métier sont indispensables, elles ne peuvent, à elles seules, garantir la réussite dans la fonction.
Voici quelques-unes des caractéristiques à rechercher chez un manager de proximité :
- Compétences en communication pour assurer le lien avec l’équipe à charge et avec le N+1 ;
- Compétences en management afin de pouvoir assurer la gestion des conflits et le management de profils individuels divers et variés ;
- Compétences en organisation : cela comprend gestion du temps et des emplois du temps, la priorisation des activités, la gestion de l’urgence, mais aussi la capacité à déléguer des tâches quand cela est nécessaire ;
- La capacité à s’adapter aux changements, que ce soit dans les priorités, les objectifs ou encore les deadlines, il faut pouvoir réagir dans l’urgence ;
- Une bonne gestion de la performance : il faut pouvoir gérer un budget, assurer la productivité et l’efficacité, encadrer les marges, …
- D’autres compétences appelées “soft skills” sont nécessaires; telle que l’empathie, mais aussi la capacité d’apprentissage, la remise en question, la curiosité, et autres qualités humaines ;
- Expérience et motivation, mais surtout une bonne compréhension et une bonne vision des tâches à accomplir.
Il est vain de chercher un profil qui coche absolument toutes les cases. Rechercher le profil idéal n’a en fait aucun sens, car il n’existe pas. Trop d’employeurs sont en quête du « mouton à cinq pattes » et mènent donc des entretiens « à charge », traquant ce qui fait défaut au candidat pour assumer sa fonction. À l’inverse, il convient de repérer les qualités et le potentiel d’un candidat pour sélectionner des profils certes moins « parfaits », mais capables d’évoluer et de s’adapter facilement.
L’accompagnement par un coach permet d’entrer dans un cercle vertueux : celui de la recherche du candidat qui a la fibre managériale, une approche relationnelle agréable, des comportements et des attitudes adéquats au profil de poste. La mission de l’entreprise sera de l’accompagner dans sa prise de fonction, que ce soit par un mentorat interne, de la formation ou du coaching.