Les entreprises doivent repenser la manière dont elles réalisent leurs entretiens professionnels. Depuis maintenant quelques années, nous sommes entrés dans un contexte profondément incertain, tant d’un point de vue sociétal que d’un point de vue professionnel. Le domaine du recrutement rencontre de nombreuses difficultés, tous secteurs d’activités confondus, notamment face à l’absence de candidats réellement qualifiés pour certains postes stratégiques.
Cela demande donc aux entreprises de revoir leur stratégie RH, en faisant un focus sur les entretiens professionnels, obligatoires depuis la loi du 5 mars 2014. Les entretiens professionnels doivent permettre d’envisager les perspectives d’évolution professionnelle des salariés, mais ils doivent surtout être la base de la construction d’un véritable plan de formation. Concrètement, l’entretien professionnel donne les clés pour pérenniser les postes essentiels et surtout pour capitaliser sur les compétences en interne.
L’entretien professionnel : un élément stratégique pour l’entreprise
Les objectifs des entretiens professionnels sont mal compris : ils sont bâclés alors qu’ils constituent un élément essentiel de la stratégie RH de toute entreprise.
Les entretiens professionnels, à réaliser obligatoirement tous les deux ans, permettent initialement d’échanger autour :
- de la stratégie et/ou du projet de l’entreprise ;
- des évolutions des métiers dans le contexte de cette stratégie (numérisation, robotisation, externalisation, internalisation, etc) ;
- des compétences à acquérir, à développer et des savoir-faire obsolètes ;
- des perspectives d’évolution professionnelle des salariés ;
- des projets personnels des collaborateurs (reconversion, mobilité, …).
Tout ceci pose donc la question de la formation au sein de l’entreprise.
Aujourd’hui, dans un contexte de mutation des métiers dans un environnement économiquement incertain, les entretiens professionnels sont essentiels pour consolider les compétences clé au sein de l’entreprise.
Un des enjeux managériaux est de fidéliser les salariés de l’entreprise en leur proposant une évolution réelle, pour internaliser toutes les compétences nécessaires au développement de l’activité et consolider les avantages concurrentiels acquis par effet d’expérience.
Savoir mener à bien un entretien professionnel, c’est savoir identifier les compétences et la motivation du salarié, comprendre son expérience au sein de l’entreprise pendant les deux années qui se sont écoulées. Il faut donc prendre le temps de créer le lien avec le collaborateur, le questionner avec bienveillance et sans jugement, retranscrire sans biais les informations recueillies puis les transmettre au service RH qui pourra analyser les besoins et construire un plan de formation efficace.
Somme toute, un entretien professionnel savamment mené permet de s’adapter aux attentes des marchés et de rendre l’entreprise performante sur le long terme.
Les enjeux de l’entretien professionnel
| Pour l’entreprise | Gérer les compétences, développer l’implication, connaître les besoins en accompagnement, les points bloquants, les éléments constructifs, … |
| Pour le manager | Établir la relation, réaliser un bilan, reconnaître/considérer le collaborateur, co-construire la période à venir, mettre en action la performance, développer les potentiels, identifier les motivations, comprendre les différences de perceptions, prendre conscience des difficultés, identifier un projet professionnel, … |
| Pour la DRH | Établir la politique RH et le plan de formation, envisager les recrutements, définir la masse salariale et les niveaux de rémunération, … |
| Pour le collaborateur | Apprécier de sa contribution à la réussite globale dans un sentiment d’équité, être valorisé et reconnu dans ses apprentissages et son investissement |
Les étapes d’un entretien professionnel réussi
Afin de conduire au mieux l’entretien professionnel et d’en retirer tous les bénéfices, il convient de respecter un certain cheminement.
Informer le salarié : réserver l’espace et le temps
L’entretien professionnel doit être notifié aux salariés : le collaborateur doit être prévenu en amont par le biais d’une convocation. Si la loi ne fixe pas de délai, celui-ci est généralement d’une quinzaine de jours.
La durée moyenne d’un entretien est d’une heure à une heure et demie. Au-delà de 2 entretiens par jour, la fatigue se fait sentir, notamment si l’on ajoute le temps de préparation. Il est donc préférable de prévoir cet acte managérial sur un délai de plusieurs semaines en fonction de l’effectif
Un lieu adéquat, favorable aux échanges, dans un lieu calme, permettant de discuter sans filtres et loin des oreilles indiscrètes est également primordial.
Préparer l’entretien en amont
La première chose à faire pour réussir l’entretien professionnel est sans aucun doute de le préparer en amont ;
- analyser le support et comprendre les attentes de chaque partie ;
- transmettre le support au collaborateur et expliquer les objectifs de l’entretien ;
- pré remplir le support ;
- préparer les questions à poser au salarié pour animer l’entretien.
L’objectif est de faire un bilan complet et global de l’expérience professionnelle du collaborateur durant les deux années qui viennent de s’écouler.
Par exemple, voici quelques questions intéressantes :
- Qu’est-ce qui a évolué dans l’exercice de vos missions et de vos activités au cours de ces deux dernières années ? Au niveau technique ? Méthodes ?
- Quelles sont les missions que vous préférez ? Pour quelles raisons ?
- Avez-vous noté des améliorations ou au contraire des difficultés dans l’exercice de votre fonction par rapport aux années précédentes ?
- Quelles seraient les améliorations à apporter à votre poste ?
- Qu’est-ce qui vous motive dans votre poste ?
- Ressentez-vous le besoin de vous former sur telle ou telle compétence ?
- Quelle évolution envisagez-vous pour la suite ?
- Etc.
De la même manière qu’un salarié va préparer son entretien, il est indispensable que le responsable le fasse également, pour ne passer à côté de rien d’important.
Attention : certains points doivent obligatoirement être abordés pendant l’entretien professionnel :
- la stratégie et /ou le projet d’entreprise ;
- les droits à la formation professionnelle ;
- l’évolution des métiers au sein de l’entreprise.
Les autres points sont essentiels pour comprendre l’investissement du salarié sur le long terme :
- sa qualification au poste de travail ;
- son employabilité long terme ;
- son besoin en acquisition de compétences.
Débuter l’entretien : donner la parole au collaborateur
Le premier temps de l’entretien professionnel doit être consacré aux informations délivrées par le collaborateur. Ainsi, le but pour le responsable est d’instaurer un climat de confiance et de bienveillance.
L’objectif est d’avoir un échange, une discussion sur les points forts de l’expérience professionnelle du salarié, ses points faibles et les suggestions d’amélioration, son ressenti. La clé est d’adopter une posture d’écoute pendant l’entretien professionnel.
Les remarques : communiquer de manière factuelle
L’entretien professionnel est également l’occasion pour le manager de faire remonter ses propres remarques, qu’elles soient positives ou négatives.
Il est important, quoi qu’il en soit, de donner des éléments factuels : il ne s’agit pas d’un entretien de recadrage, mais d’un échange permettant de mettre au jour les évolutions possibles et les axes d’amélioration.
Il convient donc d’être le plus explicite possible sur les remarques qui sont faites, toujours dans un objectif de constructivité et dans le but de mettre en place un plan d’actions efficace.
Conclusion de l’entretien professionnel : fixer des objectifs et définir un plan d’actions
Le manager qui mène l’entretien professionnel doit savoir quels sont les objectifs à atteindre de la part du collaborateur. L’échange permet de faire le bilan et de comprendre par quels biais les objectifs professionnels peuvent être atteints, notamment par de la formation.
Les objectifs doivent être fixés selon les besoins de l’activité, mais pas seulement : il faut prendre en compte la motivation du collaborateur, l’avancée dans son poste, ses compétences réelles à l’instant T.
Sur cette base et en collaboration avec le salarié, une ébauche de plan d’action peut être mise en place afin de faire évoluer, progresser le collaborateur dans le domaine souhaité.
Un debrief avec le service RH est indispensable par la suite pour pouvoir développer des plans de formation adéquats et ainsi faire évoluer positivement l’ensemble des collaborateurs.
Entretiens professionnels : pourquoi se former ?
La formation aux entretiens professionnels comporte de nombreux avantages :
- gérer les situations complexes : collaborateurs timides, conflictuels, etc ;
- se libérer des biais d’indulgence ou de sévérité, projection, récence ;
- gérer ses propres émotions : peur d’échouer, de ne pas savoir ;
- être dans la bonne posture managériale : regard neutre et objectif, reconnaissance des compétences, capacité d’écoute et de synthèse.
Se former aux entretiens professionnels est donc essentiel pour tout manager qui souhaite optimiser l’activité de son entreprise et fidéliser ses équipes.
ARM Formation vous propose une formation complète, à la fois théorique et pratique, avec notamment des simulations en conditions réelles pour s’entraîner de manière concrète aux entretiens professionnels.