Qualiopi est la nouvelle certification qualité à obtenir par tous les organismes de formation, du moins ceux qui mobilisent des fonds publics pour la formation professionnelle. Cette certification devait, dans un premier temps, se généraliser au 1er janvier 2021. La crise sanitaire a néanmoins repoussé l’échéance, puisque les centres de formation ont désormais jusqu’au 1er janvier 2022.
La nouvelle certification Qualiopi implique de respecter un cahier des charges relativement plus strict que ce qui était prévu pour Datadock. L’organisme de formation doit effectivement répondre à 7 critères de qualité et 32 indicateurs d’appréciation. À titre comparatif, Datadock ne compte que 6 critères qualité.
L’obtention de la certification Qualiopi demande donc aux centres de formation de passer par une phase de préparation. Le but est de connaître les critères à respecter, ainsi que les indicateurs d’appréciation qui seront analysés par l’auditeur chargé de l’attribution de la certification.
Qualiopi, un processus bien ficelé
La certification Qualiopi est délivrée suite à un audit effectué par un auditeur accrédité par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation). Une fois délivrée, la certification Qualiopi dispose d’une durée de validité de 3 ans, date à laquelle un nouvel audit doit être effectué pour une nouvelle certification, bien qu’un audit de renouvellement annuel soit réalisé chaque année.
Autrement dit, la certification Qualiopi nécessite qu’un auditeur se déplace in situ, au sein du centre de formation, pour analyser son admissibilité à la certification. Une fois sur place, l’auditeur peut demander de consulter n’importe quel élément de la documentation de l’organisme de formation.
Voici comment se déroule concrètement une journée d’audit Qualiopi :
- Accueil de l’auditeur et présentation de l’organisme de formation, des locaux et des équipes.
- La réunion d’ouverture durant laquelle l’auditeur présente au centre de formation le déroulement de l’audit (conditions, règles, durée, organisation).
- L’audit commence : l’auditeur procède par échantillonnage et décide d’analyser certains éléments concrets du centre de formation. L’auditeur peut, par exemple, être amené à demander de la documentation concernant les formations dispensées par l’organisme de formation. Cette étape de l’audit est bien évidemment la plus longue. Les éléments vérifiés sont analysés en fonction des critères de qualité de la certification Qualiopi.
À chaque phase de l’audit et pour chaque critère, l’auditeur note les éléments en concordance, mais aussi les non conformités mineures ou majeures qu’il conviendra de lever dans les plus bref délais.
- Réunion de clôture pendant laquelle l’auditeur annonce ses conclusions. Ici, en cas de non conformité à certains critères de Qualiopi, l’auditeur est dans l’obligation de le signifier au centre de formation.
- Après l’audit : le rapport de l’auditeur est analysé par un organisme certificateur qui dispose du choix final quant à la délivrance de Qualiopi. Si toutes les conditions sont remplies, l’organisme de formation reçoit généralement sa certification dans les semaines suivantes.
Les critères de qualité à remplir pour l’obtention de la certification Qualiopi
Pour pouvoir bénéficier de la certification Qualiopi, les organismes de formation doivent respecter 7 critères de qualité qui comportent eux-mêmes 32 indicateurs à respecter. Pendant l’audit Qualiopi, seuls les indicateurs sont analysés pour déterminer la conformité ou la non conformité de l’organisme de formation.
De manière plus précise, voici les critères à respecter par tous les organismes de formation qui souhaitent obtenir la certification Qualiopi :
- La communication : les programmes de formation sont accessibles et complets, les résultats sont exhaustifs et publiés régulièrement et le taux de réussite communiqué de manière transparente. Les délais de réponse aux demandes sont disponibles.
- La conception : les besoins des stagiaires, salariés et employeurs sont satisfaits, présentation des objectifs et des évaluations, mais aussi des contenus et modalités des formations.
- La mise en place des formations : conditions de déroulement, réalisation, accompagnement et suivi. L’auditeur se concentre également sur l’atteinte des objectifs de formation au travers des évaluations. Ce critère permet également de constater les moyens mis en place pour prévoir et gérer les abandons de formation.
- Moyens de mobilisation : locaux, matériel et équipes formatrices. Le but ici est d’analyser la coordination des équipes intervenantes, d’étudier les supports de formation et, enfin, de constater si des efforts sont entrepris pour la mobilité et l’accessibilité pour les personnes handicapées.
- Étude des compétences des formateurs et des salariés : l’objectif est de vérifier le développement des savoir-faire des formateurs dans une approche dynamique du développement des compétences.
- Engagement du centre de formation : analyse de la veille légale et de la veille métier de l’organisme de formation ainsi que leur intégration dans les programmes et les contenus des formations.
- Pistes d’amélioration : étude des appréciations données par toutes les parties prenantes de la formation, analyse de la manière dont les réclamations et les difficultés sont traitées.
Qui est concerné par la certification Qualiopi ?
Une fois que tous les critères qualité de Qualiopi sont connus, il est possible de dresser un profil plus ou moins clair des organismes de formation qui peuvent bénéficier de la certification.
Pour commencer, il convient de garder en tête que si tous les organismes peuvent initier une démarche qualité, il semble plus judicieux que ceux qui souhaitent mobiliser les fonds publics pour la formation continue se lancent dans la démarche Qualiopi.
La certification Qualiopi apparaît d’ailleurs dans le but de mettre en avant certains organismes de formation par rapport à d’autres, et donc de miser sur une plus grande qualité. À l’inverse, la certification Datadock pouvait plus facilement s’obtenir par presque tous les centres de formation. Par ailleurs, les formations doivent être destinées aux entreprises de moins de 50 salariés.
Ce qu’il faut principalement retenir, c’est que la certification Qualiopi est uniquement accordée aux organismes de formation qui respectent tous les critères de qualité.
Enfin, de manière assez évidente, Qualiopi s’adresse aux prestataires de la formation qui souhaitent bénéficier de financements publics pour couvrir leurs formations. Autrement, dans d’autres cas de figure, d’autres dispositifs existent, pour des formations plus ponctuelles (se tourner vers un conseiller OPCO).
Pour résumer, Qualiopi concerne :
- les prestataires de la formation professionnelle continue ;
- les actions de formation en apprentissage ;
- les bilans de compétences ;
- la validation des acquis d’expérience.
À noter que les formateurs indépendants qui souhaitent bénéficier de financements publics peuvent également entamer les démarches d’obtention de la certification Qualiopi.