La question de la gestion du temps revient souvent en tête des priorités quand il s’agit de l’amélioration des conditions de travail. Les besoins d’amélioration de la gestion du temps de travail sont d’ailleurs soulevés tant à l’échelle individuelle que par les organisations elles-mêmes. Cette problématique, typique des méthodes de travail modernes, n’est toutefois pas une fatalité. Des outils simples peuvent être mis en place pour améliorer sa gestion personnelle du temps. Des formations sur-mesure sont également disponibles pour encore optimiser son temps de travail, individuellement et collectivement.
La problématique de la gestion du temps de travail
La mauvaise gestion du temps au travail : un mal moderne ?
L’optimisation du temps au travail est une problématique assez récente. Elle trouve son origine dans l’essor du secteur tertiaire dans la deuxième moitié du 20ème siècle, et a été considérablement complexifiée avec la numérisation des méthodes de travail. Si la dématérialisation des communications a permis de faciliter les échanges interpersonnels, elle les a également multipliés exponentiellement. Les e-mails et notifications de messagerie s’accumulent, et c’est au récepteur de trier les nouvelles importantes de celles qui ne le sont pas. Pire encore, dans un contexte de plus en plus concurrentiel, le degré d’exigence des clients grandit, ce qui augmente la pression sur les équipes.
Gestion du temps de travail et multiplication des tâches
Aujourd’hui, nous vivons donc dans un monde d’instantanéité et d’hyper-connectivité. Nous croulons sous les informations et les directives issues de divers canaux, qu’il convient de gérer simultanément. Plus nous avons de responsabilités, plus nous avons de problèmes différents à résoudre. La liste des tâches s’allonge, et il est parfois bien difficile de distinguer celles qui sont réellement prioritaires de celles qui peuvent attendre.
Nous nous retrouvons donc à multiplier les tâches parallèles, avec l’impression de gagner du temps de cette manière. Pourtant, bien souvent, une gestion multitâche de son travail conduit à des oublis, à des défauts de concentration, à une fatigue extrême et, finalement, à des retards dans son travail. Qui n’a pas connu cette désagréable impression que les journées ne comptent pas assez d’heures pour accomplir toutes nos obligations ?
Quels outils pour mieux gérer son temps de travail ?
Face à un tel constat, il est important de réaliser que des alternatives existent. Gérer convenablement son temps de travail est avant tout une question d’organisation et d’outils adaptés.
Définir ses objectifs pour une bonne organisation
La première chose à faire pour pouvoir gérer son temps de travail est de définir précisément ses objectifs et d’en établir la priorité. Après tout, comment distribuer correctement son temps de travail si on ne connaît pas ses buts ? Comment établir un planning d’action précis si on ne sait pas quelle tâche est la plus urgente ?
Pour chaque tâche, il convient donc d’attribuer un objectif précis en termes de contenu et de quantité. Il peut s’agir aussi bien d’objectifs ponctuels que mensuels ou annuels. La définition de l’objectif doit être claire et concise. Nul besoin, à cette étape, d’entrer dans les détails. Cela permet de se rassurer sur l’avancement de son travail, tout en étant source de motivation.
Établir ses priorités et se fixer des deadlines
Pour s’organiser, il est également important d’avoir une visibilité sur ses objectifs d’un simple coup d’œil. Ensuite, il convient de classer les objectifs par ordre de priorité. Pour cela, il faut établir le lien entre leur importance et leur urgence. Les tâches à faire en premier répondent aux objectifs à la fois urgents et importants. Les autres peuvent être planifiées pour plus tard, déléguées ou mises en attente.
Lorsque les priorités ont été établies, le mieux à faire est alors de fixer une limite temporelle à chaque action, en gardant une vision d’ensemble. Cela permet d’établir un planning en évitant de se surcharger certains jours, et optimise la concentration.
Planifier et éviter le multitâche
La planification du travail revient bien souvent à synthétiser les étapes précédentes. A travers une interface visuelle, on se représente aisément les tâches à réaliser, leur importance, les délais impartis et toute autre information pertinente. La multiplication actuelle des outils de planification permet à chacun de personnaliser cette étape, que ce soit à travers un agenda papier, un bullet-journal, l’usage de post-it ou d’une application numérique dédiée.
Les formations en gestion du temps de travail
Les outils évoqués ci-dessus sont théoriquement assez simples à mettre en place. Néanmoins, il est nécessaire de les adapter à son activité, à son environnement de travail et à sa personnalité. Pour cela, il existe des formations proposées par des organismes spécialisés tels qu’ARM Formation.
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Comprendre son rapport personnel au temps
Pour éviter de perdre du temps avec des outils mal adaptés, qui seront bien vite abandonnés, il est nécessaire de réaliser un travail sur soi. Dans le cadre d’une formation personnelle, il pourra ainsi être proposé d’analyser sa perception et son rapport au temps, d’identifier les éléments qui nous font perdre du temps et ceux qu’il convient au contraire de mettre en avant. Tout cela afin de définir et mettre en place des outils personnalisés, adapté à chaque individu et à chaque travail.
L’importance d’une gestion collective du temps de travail
Bien entendu, l’optimisation de son temps de travail est bien plus efficace si les collaborateurs suivent les mêmes principes. Un bon coaching sur ces questions portera nécessairement sur la mise en place d’une organisation collective efficace et proposera des outils de communication diplomatiques pour éviter les pertes de temps et améliorer les collaborations.